اجرای منسجم و حرفهای رویدادهای علمی
برگزاری موفق یک کنفرانس علمی نیازمند هماهنگی دقیق میان بخشهای علمی، اجرایی، فنی و ارتباطی است. همایش آروین با ارائه مجموعهای از خدمات اجرایی، فنی و پشتیبانی، به برگزارکنندگان کمک میکند تا فرآیند برگزاری کنفرانس از مرحله برنامهریزی تا اختتام و آرشیو نهایی، بهصورت منظم و یکپارچه مدیریت شود.
خدمات اجرایی میتواند متناسب با ساختار، 규모 و نیاز هر رویداد بهصورت کامل یا در قالب خدمات انتخابی ارائه شود.
خدمات اجرایی و عملیاتی
۱. برنامهریزی و مدیریت اجرایی
تدوین برنامه اجرایی کنفرانس
تنظیم تقویم فعالیتها و مهلتهای اجرایی
هماهنگی میان کمیته علمی، اجرایی و فنی
برنامهریزی مراحل ثبتنام، دریافت مقاله و اعلام نتایج
پیگیری امور اجرایی تا پایان رویداد
هماهنگی جلسات و برنامههای کنفرانس
۲. راهاندازی و مدیریت وبسایت کنفرانس
طراحی و راهاندازی وبسایت اختصاصی کنفرانس
درج اطلاعات و معرفی رویداد
انتشار فراخوان مقاله
معرفی کمیته علمی و اجرایی
انتشار برنامه زمانی و اطلاعیهها
مدیریت اخبار و محتوای وبسایت
بهروزرسانی مستمر اطلاعات کنفرانس
۳. مدیریت مقالات
دریافت مقالات و اطلاعات نویسندگان
بررسی اولیه فایلها و اطلاعات ارسالی
دستهبندی مقالات بر اساس محورهای کنفرانس
هماهنگی ارسال مقالات برای داوری
پیگیری وضعیت مقالات
مدیریت اصلاحات و ارسال نسخه نهایی
ثبت نتایج و اعلام وضعیت مقاله به نویسندگان
۴. هماهنگی کمیته علمی و داوران
ایجاد ارتباط میان دبیرخانه و اعضای کمیته علمی
هماهنگی با داوران تخصصی
ارسال و دریافت مقالات برای داوری
پیگیری زمانبندی داوری
ثبت و مدیریت نظرات داوران
هماهنگی اصلاحات مورد نیاز مقالات
۵. ثبتنام و امور شرکتکنندگان
مدیریت فرآیند ثبتنام
ثبت اطلاعات شرکتکنندگان
پیگیری وضعیت ثبتنام
مدیریت اطلاعات ارائهدهندگان مقاله
پاسخگویی به سؤالات شرکتکنندگان
ارائه پشتیبانی پیش از برگزاری و در طول رویداد
۶. اطلاعرسانی و تبلیغات
تهیه و انتشار فراخوان کنفرانس
انتشار اخبار و اطلاعیههای رویداد
اطلاعرسانی مهلتهای ارسال مقاله و ثبتنام
معرفی سخنرانان و اعضای کمیته علمی
انتشار برنامه کنفرانس
پشتیبانی از اطلاعرسانی در رسانهها و شبکههای اجتماعی مرتبط
۷. پشتیبانی ارتباط با پژوهشگران
دبیرخانه اجرایی میتواند ارتباط مستمر با پژوهشگران و شرکتکنندگان را از طریق کانالهای ارتباطی تعیینشده برای هر رویداد مدیریت کند.
این خدمات شامل پاسخگویی به پرسشها، پیگیری درخواستها، راهنمایی درباره ارسال مقاله، ثبتنام، اصلاحات، پذیرش و دریافت گواهی است.
۸. صدور و مدیریت گواهیها
آمادهسازی اطلاعات گواهیها
صدور گواهی ارائه مقاله
صدور گواهی شرکت در کنفرانس
صدور گواهی همکاری اعضای کمیتهها، در صورت پیشبینی
مدیریت اطلاعات گواهیها
ایجاد امکان اعتبارسنجی گواهیها در صورت طراحی این قابلیت برای رویداد
۹. پشتیبانی روز برگزاری
برای کنفرانسهای حضوری، آنلاین یا ترکیبی، خدمات اجرایی میتواند شامل موارد زیر باشد:
هماهنگی برنامه سخنرانیها
مدیریت زمانبندی ارائهها
هماهنگی سخنرانان
پشتیبانی فنی ارائههای آنلاین
هماهنگی ورود و حضور شرکتکنندگان
پشتیبانی دبیرخانه در زمان برگزاری
مدیریت اطلاعیههای روز رویداد
۱۰. مستندسازی و آرشیو کنفرانس
پس از برگزاری رویداد، اطلاعات و مستندات کنفرانس میتواند بهصورت منظم آرشیو شود.
این بخش میتواند شامل:
اطلاعات کنفرانس
مقالات و چکیدهها
برنامه نهایی
فهرست سخنرانان
اطلاعات کمیته علمی و اجرایی
اخبار و اطلاعیهها
فهرست شرکتکنندگان
گواهیها و مستندات رویداد
باشد.
خدمات قابل ارائه بهصورت پکیج
بسته به نیاز برگزارکننده، خدمات اجرایی میتواند در سه سطح ارائه شود:
پکیج پایه:
پشتیبانی وبسایت، فراخوان، ثبتنام، دریافت مقاله و ارتباط با پژوهشگران.
پکیج کامل:
مدیریت وبسایت، مقالات، داوری، ثبتنام، اطلاعرسانی، پشتیبانی شرکتکنندگان و صدور گواهی.
پکیج جامع:
مدیریت یکپارچه فرآیندهای علمی، اجرایی، فنی و ارتباطی کنفرانس از مرحله برنامهریزی تا برگزاری و آرشیو نهایی.
همکاری متناسب با نیاز برگزارکننده
همایش آروین خدمات اجرایی را متناسب با ساختار و نیاز هر رویداد طراحی میکند. برگزارکنندگان میتوانند تنها بخشی از خدمات مورد نیاز خود را دریافت کنند یا مدیریت مجموعه فرآیندهای اجرایی و فنی کنفرانس را به دبیرخانه اجرایی بسپارند.
درخواست خدمات اجرایی
برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره خدمات اجرایی و بررسی امکان همکاری، مشخصات اولیه کنفرانس و خدمات مورد نیاز خود را از طریق بخش تماس با ما ارسال کنید.
همایش آروین؛ از ایده تا برگزاری و انتشار دستاوردهای علمی